説明が長い、言いたいことが分かりにくい、「それで、何が言いたいの？」等、上司や、会社の先輩、カスタマーに苦言を呈され、自己嫌悪になった経験のある方は、沢山いらっしゃると思います。ビジネスシーンでは、「起承転結」ではなく「結論、理由、補足の構成」で考え、説明する鉄板の法則があります。その黄金の３構成を紹介します。
結論から話す！
まず最初に、相手に一番伝えたい「結論」を話す。結論でのポイントは、短く、シンプルに、明確に結論を話すこと。聞き手に、もっと聞きたいと思ってもらえれば、大成功。とは言っても、なかなか、切り出しにくいですよね。頭出しは、「結論から申しますと〇〇。。」や、「本日は、〇〇について報告します」と、フライングしてみてください。その後は、説明がスラスラと続くはずです。
具体的に説明する。
次に、結論を具体的に補足説明をしてください。気楽に、説明すれば、いいでしょう。途中で、聞き手から、質問が出たり、感想が聞こえきたりするので、その度に、受け答えのキャッチボールをしながら、進めるとよいでしょう。相手との一体感は、話に納得感や、説得力がついて、効果的です。
最後に「展望」で締めくくる。
締めくくる内容としては、以下の分類から、考えることができます。
１．感想を伝える。
２．自己の提案
３．アドバイスを述べる
４．今後の目標、方針を説明する
これにより、聞き手は、自分の展望に対して、意見や感想を述べてくれるはず。それが、なくても、相手なりに、何かを得ることができます。展望は、あまり長くならずに、さらりと締めるのが、コツです。
まとめ
ビジネスシーンで使える話の構成の仕方を説明しました。この構成に、はめ込み、話す内容を組み立て、整理すれば、必ず、聞き手に理解してもらえると思います。最初は、上手くいかないかもしれませんが、少しずつ、繰り返して、習慣化すれば、必ず自分のものになると思います。
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